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业内资讯
如何有效管理文件销毁
时间: 2021-08-26
文件销毁管理办法 一、 目的 为了避免因员工处置不当,造成企业文件、资料中的重要数据、 信息遗失和泄露等情况的发生,给企业带来不必要的经济损失,特制订此办法。 二、 适用

文件销毁管理办法
 
一、 目的  
 
为了避免因员工处置不当,造成企业文件、资料中的重要数据、 信息遗失和泄露等情况的发生,给企业带来不必要的经济损失,特制订此办法。  
二、 适用范围  
 
适用于企业及下属各子企业。 
三、 界定标准  
 
员工须严格遵守企业保密协议要求,定期对自己所保管的文件资料进行整理,对于日常需要归档的文件应妥善保管,对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件(包括一般文件、重要文件、机密文件。如:涉及经营战略、组织结构、领导风格、营销数据、采购渠道、商品信息、工作流程、经营管理技术、财务资料等文件资料)、草稿、复印废页及文字废纸,磁盘、光盘、图纸等(特别是上市企业的文件和资料)不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员,以防止泄密事件的发生。 
四、 分类及处理方式  
 
员工对筛选后需销毁的企业文件、资料进行整理分类: 
 
1、 在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸,由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁;  2、 在工作过程中形成的日常办公作废的文件(指一般性文件、重要文件)、复印废页,需报部门负责人审核鉴定确已无保存价值的,待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁;   
 
3、 日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件(指机密文件,含企业下发及上报的各项文件)、光盘、图纸等,必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的,报总裁审批,并由行政部门做好文件销毁记录,同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少两人在场进行破碎销毁。未经鉴定和批准的报废文件、资料,员工不得擅自销毁。 
五、 附则  
 
本办法自下发之日起实行。
 
文件销毁程序
 
1. 目的:为了使本企业各类受控文件与非受控文件经更新或换版回收的文件以及各类修改或过期的技術资料,记录表单,以及过期或报废的外来文件,不致发生誤用,确保企业作废文件得到有效控制,特制定本程序。   
2. 范围:本程序適用于本厂與体系有关的所有作废文件的控制。   
3. 职责:    
 
总经理:负责企业作废体系文件销毁申请的最终批准。  管理者代表:负责企业作废体系文件销毁申请的审核。  
 
各部门主管:负责识别本部门范围之内体系文件的使用审查。   
 
文控中心:负责过期作废文件的收集与清理工作,并填写文件销毁申请表。  
 
4 参与文件:文件保存期限一览表。 
 
5 文控要求:  
 
5.1文控中心是期对所保存的文件进行鉴定,并对保存期限已满的文件材料,填写文件销毁申请表。  
 
5.2 文件鉴定工作由行政部主管主持,有关部门参加,组成文件鑒定小組,對被鑒定的文件進行逐件審查,提出存毀意見。 
 
5.3 文件材料經鉴定小组審定,并经企业总经理批准后方可销毁。  
 
5.4 销毁文件材料要由二人以上并在指定地点进行销毁,销毁人要在销毁登记表上签名。  

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