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业内资讯
怎样解决销毁文件这老大难的问题
时间: 2018-03-27
现如今对于怎样销毁文件这个老大难的问题可以说是很多企业都在头疼的一件事。直接丢弃吧,感觉好像又不太好,因为文件中有企业的隐私和商业机密文件。如果要是被人看到或是把

现如今对于怎样销毁文件这个老大难的问题可以说是很多企业都在头疼的一件事。直接丢弃吧,感觉好像又不太好,因为文件中有企业的隐私和商业机密文件。如果要是被人看到或是把文件的内容利用就不妙了。
直接用水浸泡后冲至下水道吧,这样好像又容易造成堵塞。直接用粉碎机、碎纸机处理吧,这么大量的的纸质文件也不太方便,这样也节省不了时间。直接用火烧毁吧,好像很容易造成空气中环境的污染,而且这种方式在多半在城市中都是禁止的
为了避免因员工处置不当,造成企业各类文件、资料中的重要数据、信息遗失和泄露等情况的发生,会给企业带来大量的不必要经济损失。
一、首先规范:员工须严格遵守企业保密协议要求,定期对自己所保管的各类文件资料进行整理。
对于日常需要归档的文件应要妥善保管,对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的各类文件(包括一般文件、重要文件和机密文件。如涉及经营战略、组织结构、领导风格、营销数据、采购渠道、商品信息、工作流程、经营管理技术、财务资料等文件资料)、草稿、复印废页及文字废纸,磁盘、光盘、图纸等(特别是上市企业的文件和资料)不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员,以防止泄密事件的发生所造成的损失。
二、分类及处理方式
员工对筛选后需销毁的企业文件、资料进行整理分类:
1、在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸,由员工本人及时通过碎纸机进行破碎销毁;
2、在工作过程中形成的日常办公作废的文件(指一般性文件、重要文件)、复印废页,必需报备部门负责人审核鉴定确保已无保存价值的,待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁处理;
3、日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件(指机密文件,含企业下发及上报的各项文件)、光盘、图纸等,必须及时的上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的后,报与总裁进行审批,并由行政部门及时做好文件销毁的记录,同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少保证两人在场进行破碎销毁(确保文件的安全)。未经过鉴定和批准的报废文件和各类资料,员工不得擅自销毁。
 怎样解决销毁文件这老大难的问题
三、对于大量的涉密文件,经过员工分类后上报企业负责人后,需要销毁的可以找专业的销毁企业处理
经过销毁企业专业的处理,除了消除企业堆积的众多纸质文件的泄密隐患,同时确保商业机密不泄露。有效的解决企业堆积的众多纸质文件的泄密隐患,从而确保商业机密的安全。不仅方便简单、环保、价格也低廉,而且可以降低机密文件所带来安全风险,防止信息出现泄露。最重要的说,还不会污染环境,因此可以说是目前相对处理纸质文件最好的方法。

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